Hospedar um evento

Bases e condições para hospedar um evento do LACNIC

1. Antecedentes

A cada ano o LACNIC realiza dois eventos em diferentes cidades da região compreendida dentro de sua área de cobertura de serviços. Estes eventos reúnem à comunidade da Internet da América Latina e Caribe, contando com um público aproximado de 550 ou 600 pessoas cada um.

Durante o primeiro evento do ano (no mês de maio), se reúne a assembleia anual de associados do LACNIC, é levado adiante o Fórum Público de Políticas e são realizadas oficinas de formação e treinamento técnico, bem como painéis sobre questões de interesse para a comunidade e outros fóruns técnicos com a participação da comunidade regional toda.

Ao mesmo tempo, outras organizações regionais importantes que contribuem para o desenvolvimento e estabilidade da Internet na região - como LACTLD (associação de operadoras de ccTLD) ou LAC-IX (associação das operadoras de pontos de troca de tráfego), realizam os seus próprios encontros e assembleias anuais.

O segundo evento do ano (outubro), de características semelhantes, é desenvolvido conjuntamente com LACNOG (Fórum de Operadoras de Redes da América Latina e Caribe).

Através do mecanismo de rotação geográfica, procura-se promover a participação e engajamento da comunidade de cada país, nas áreas de participação e de decisão da Internet. Os eventos do LACNIC, portanto, constituem a mais importante reunião de Internet da América Latina e Caribe.

O público é integrado principalmente por provedores de serviços da Internet, redes acadêmicas, órgãos reguladores, operadoras de ccTLD, operadoras de NAP/IXP, organizações da sociedade civil, representantes de empresas de serviços, software e hardware, e profissionais da indústria das telecomunicações em geral.

2. Incentivos para ser anfitrião de um evento de LACNIC

A organização anfitriã do evento terá a oportunidade de posicionar-se como referente a nível local e regional. Receberá o reconhecimento e terá a oportunidade de mostrar sua imagem corporativa antes e durante o evento:

logo da companhia e link para seu website na página oficial do evento
logo da companhia na camiseta oficial do evento (se for o caso)
presença da marca em material promocional e nos cartazes localizados nas instalações onde o evento for realizado
destaque como organizador local em notas de imprensa e promoção na mídia.
O evento do LACNIC oferece ao anfitrião a oportunidade de fazer networking com líderes da indústria, referentes comerciais e tomadores de decisões.
Oferece ao anfitrião a possibilidade de gerar impacto local, promovendo o desenvolvimento da Internet no seu meio: contato de primeira mão com especialistas reconhecidos a nível regional e mundial, formação técnica, oficinas, fóruns e painéis a serem desenvolvidos durante o evento:
O anfitrião terá a possibilidade de realizar contribuições ou sugestões aos conteúdos da agenda do evento.
O evento oferece a oportunidade à entidade organizadora de capacitar equipes próprias em contato direto com especialistas em diferentes questões de interesse ,que poderão ser aplicadas no dia-a-dia da organização.

3. Requerimentos logísticos e técnicos

3.1 - Requerimentos para a sede:

Ter um aeroporto internacional com boa frequência de voos diários nas principais cidades da região LAC.
A distância do aeroporto à sede, deverá ser razoável (no máximo, uma hora), com disponibilidade de transporte público (shuttle, táxi, trem, etc.)
Será valorizado positivamente que o hotel ou centro de convenções selecionado esteja localizado em uma região com serviços públicos apropriados, opções gastronômicas, bancos, transporte público, centros comerciais, etc.
O hotel sede deve ter todas as acomodações necessárias para realizar eventos e conferências. Considera-se uma vantagem que o hotel sede da reunião seja o mesmo hotel onde se hospedam os participantes. Serão considerados de preferência hotéis 5 estrelas.
O hotel sede deverá permitir a instalação de cabos e pontos de acesso sem fio nas salas de reuniões e áreas comuns como corredores, vestíbulo, área de exibições, etc., bem como permitir o uso do sistema de cabeamento existente em suas instalações.
O anfitrião deverá garantir, por meio de um acordo com o (s) prestador (es) de serviço da Internet local, os requisitos de banda larga e infraestrutura necessários para a conectividade do evento. (Veja o detalhe dos requisitos de infraestrutura de rede em 3.5).

3.2 - Requisitos de hospedagem

Tabelas de preço

O anfitrião apresentará uma diária negociada com o hotel sede (de preferência categoria 5 estrelas) conveniente para os participantes do evento. (Diária de referência: entre US$ 95 e US$ 130). Deve incluir café da manhã, taxas e conexão à Internet nos quartos.

Blocos

LACNIC realizará um bloco entre 140 e 160 apartamentos, que pagará diretamente ao hotel sede onde se hospedará a sua equipe, diretoria, convidados especiais e participantes do programa de bolsas. As despesas extras desses quartos serão arcadas por cada hóspede.

Será realizado um segundo bloco de cortesia entre 80 e 100 quartos (o hotel determinará as datas de liberação desse bloco) para que os participantes façam suas reservas e acertem diretamente com o hotel. A informação das diárias e contato para reservas serão publicadas no site do evento.

Hotéis alternativos

Deverão selecionar-se até quatro hotéis alternativos próximos ao hotel sede (para que o deslocamento seja a pé, preferentemente) com uma diária mais econômica para os participantes que viajam com um orçamento menor. A informação sobre as diárias, assim como os contatos para as reservas dos hotéis alternativos, será publicada no site do evento.

Caso os hotéis alternativos não estejam próximos do hotel sede e não seja possível locomover-se a pé, será implementado um esquema de locomoção diária dos hotéis alternativos para o hotel sede e vice-versa.

3.3 - Requerimentos das salas (lotação, equipamento audiovisual e informático, períodos requeridos).

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3.4 - Catering

Dois coffee breaks diários durante 5 dias.
Almoço buffet durante 5 dias.

Segundo as estatísticas de chegada dos participantes para um evento de 450 pessoas, a quantidade em média é distribuída assim:

Dia	CB am	Almoço	CB pm
Segunda-feira	400	400	400
Terça-feira	430	430	430
Quarta-feira	450	450	450
Quinta-feira	400	400	400
Sexta-feira	300	300	300

Anexar um cardápio com as modalidades de coffee breaks e almoços.

3.5 - Requerimentos de Infraestrutura da Rede

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3.6 - Eventos Sociais

Coquetel de Boas-vindas

Data e horário: Segunda-feira (primeiro dia do evento) das 19 às 23h
Instância de troca e socialização dos participantes no início do evento
Número de pessoas: 350-400
Modalidade: coquetel (cerveja, vinho, drinques, refrigerantes) e salgadinhos.
Entretenimento: música ao vivo e/ou DJ.
Local: pode ser considerado tanto um local aberto agradável dentro da sede do evento quanto um local externo.
Caso seja escolhido um local externo, deve ser levado em conta o deslocamento dos participantes, tanto da sede do evento quanto dos hotéis alternativos.
Solicita-se a apresentação de 2 ou 3 propostas.

Evento social para integração

Data e horário: quarta-feira (terceiro dia do evento) das 19.30 às 23.30h
Instância mais importante de socialização dos participantes de maior participação e muito atrativo. Oportunidade de grande visibilidade como patrocínio.
Número de pessoas: 450
Modalidade: coquetel (cerveja, vinho, drinques, refrigerantes).
Comida: considerar variedade de opções de comida local em estações.
Entretenimento: show de música ao vivo.
Locação: espaço externo à sede, de preferência com algum atrativo turístico.
Incluir transfer de ida e volta para os participantes, desde o local da sede do evento e dos hotéis alternativos.
Solicita-se apresentar 2 ou 3 propostas.

Coquetel Peering Fórum

Data e horário: terça ou quinta-feira (segundo ou quarto dia do evento) das 18.30 às 21.30h
Instância de socialização de um pequeno grupo de participantes do evento.
Número de pessoas: 100-120
Modalidade: coquetel (cerveja, vinho, drinques, refrigerantes) e salgadinhos.
Equipamento audiovisual básico (tela, projetor e áudio) e música de fundo.
Locação: espaço aberto ou fechado dentro da sede do evento.

3.7 - Produção gráfica e merchandising

O organizador local será responsável pela produção de materiais impressos a serem entregues aos participantes (sacolas ou mochilas, bloco de anotações, programa, canetas, camisetas, etc.) e dos materiais necessários para a sinalização do local (gigantografia do salão principal, placas indicadoras, banners, etc.) segundo as características do centro de conferências escolhido. Também deverá cuidar da produção dos artigos de merchandising para ser entregue aos participantes.

O conteúdo, desenho e formato deste material serão especificados e aprovados pelo LACNIC, juntos com o organizador local, acordarão um cronograma de entrega dos materiais, de modo que estejam disponíveis 72 horas antes do início do evento. O LACNIC fornecerá uma lista destes materiais oportunamente.

4. Obrigações das partes

4.1 - Obrigações do organizador local (anfitrião)

O organizador local é o responsável por estabelecer a organização para a coordenação e provisão dos serviços, bem como facilidades requeridas para a realização de um evento com participação estimativa de 450 - 500 pessoas.
Os serviços e facilidades requeridos para a realização do evento são listados de forma geral a seguir:

Selecionar um hotel sede com as facilidades e salões necessários para a realização do evento. Na falta do mesmo, identificar um hotel principal e um centro de convenções que ofereça as facilidades para conferências.
Negociar com hotéis, propostos como potenciais sedes, diárias preferenciais para os participantes, incluindo café da manhã e conexão à Internet nos quartos.
Selecionar 3 ou 4 hotéis alternativos próximos ao hotel sede e acordar diárias convenientes para os participantes.
Contratar o equipamento e serviços de áudio, vídeo, informático e serviços de interpretação simultânea, de acordo com os requisitos detalhados no documento.
Contratar os serviços para a realização dos eventos sociais detalhados no documento.
Contratar os serviços de coffee breaks e almoços para os participantes, conforme os requisitos detalhados no documento.
Contratar pessoal de apoio para o acondicionamento dos materiais que serão entregues aos participantes (antes do início do evento)
Contratar pessoal de apoio para o atendimento nos salões e para cadastrar os participantes durante o evento.
Disponibilizar pessoal de apoio da organização para a coordenação dos serviços técnicos (rede e conectividade a Internet).
Oferecer o apoio necessário aos participantes na tramitação de vistos de entrada ao país mediante a emissão de cartas de convite e apoio a local que facilite a obtenção dos mesmos.
Contratar cobertura de assistência médica no hotel sede como serviço assistencial de emergência para os participantes.
Coordenar a produção de materiais impressos, merchandising e sinalética de todo o evento.
Designar um Coordenador Geral a efeitos de interagir permanentemente com a contraparte designada pelo LACNIC.
Designar um Coordenador Técnico a fim de colaborar na análise prévia de alternativas técnicas e na implementação das soluções acordadas, antes e durante o evento, a fim de garantir os máximos padrões de qualidade na rede e nos serviços da Internet.
Designar um coordenador de comunicações a fim de trabalhar em parceria com o LACNIC na promoção e divulgação do evento a nível local.

4.2 - Obrigações do LACNIC

LACNIC será responsável pela organização geral do evento, pela promoção e comunicação no âmbito internacional e pela coordenação com outras organizações e atores da Internet, procurando e facilitando a participação de palestrantes e participantes que garantam um evento do mais alto nível regional possível.

LACNIC procurará, a todo momento, apoiar o organizador local em relação aos aspectos gerais e específicos relacionados ao fornecimento dos serviços requeridos.

Em particular, o LACNIC será responsável:

Pela organização geral do evento.
Pela elaboração do programa de atividades da semana (agenda).
Identificar e facilitar a participação de palestrantes e painelistas.
Desenvolver e manter atualizado o site do evento.
Cobrir as despesas diretas de sua equipe e da diretoria.
Gerenciar o programa de bolsas para facilitar a participação da comunidade regional.
Coordenar com o hotel as reservas de quartos para seu pessoal, diretoria, participantes com bolsas e convidados do LACNIC.
Apoiar a gestão de patrocínios locais e internacionais em benefício do financiamento do evento.
Dispor de um documento básico sobre as condições gerais para o patrocínio dos eventos do LACNIC.
Divulgar o evento e promover a participação da comunidade internacional.
Realizar uma visita preparatória à cidade sede do evento a fim dar apoio ao organizador local para a escolha da sede e para as condições logísticas (salas, produção de materiais, opções para eventos sociais de integração) e técnicas (conectividade, configuração da rede, serviços de áudio e streaming).
Designar um Coordenador Geral do LACNIC para interagir permanentemente com a contraparte designada pelo organizador local.
Designar um Coordenador Técnico (engenharia) a fim de colaborar na análise prévia de alternativas técnicas e na implementação das soluções acordadas, antes e durante o evento, com o intuito de garantir os máximos padrões de qualidade na rede e serviços de Internet.

5. Contribuições do anfitrião

O LACNIC levará em conta, na hora de escolher a sede, as contribuições que a organização anfitriã se comprometer a realizar como organizadora do evento, conforme segue abaixo:

Contribuição de pelo menos 30% do orçamento total do evento.
Entende-se por orçamento total do evento, os custos associados à preparação e funcionamento da reunião em sua totalidade, que inclui os seguintes serviços e materiais: aluguel de salas, equipamento audiovisual e informático, equipamento de tradução simultânea e intérpretes. Alimentos e bebidas (coffee breaks e almoços), eventos sociais, produção gráfica e merchandising, transporte diário dos participantes para a sede, contratação de pessoal para o atendimento nos salões e para cadastrar os participantes durante o evento, serviço de cobertura médica.
Contribuição de uma equipe de profissionais
coordenador geral (logística, comunicação, convocação), coordenador técnico, coordenador de Comunicação. (Ver detalhe em: 7. Coordenação geral e técnica do evento)
Contribuição do pessoal e equipamento para a recepção, cadastro de participantes e atendimento em salões.
Requer-se uma equipe de seis pessoas (pelo menos duas devem ser bilíngues inglês-espanhol) que irão realizar as seguintes tarefas: preparar o pacote de materiais a ser entregue aos participantes prévio ao início do evento, registrar os participantes e entregar o pacote do registro durante a semana, de domingo a sexta-feira, trabalhos de apoio nas salas de reuniões (troca de displays de nomes dos palestrantes, entrega de presentes, contagem de pessoas na sala, etc.). Os mesmos receberão formação sobre a gestão do sistema de registro antes do início do evento.
Acordo com um provedor de conectividade que forneça o enlace a Internet para o evento sem custo.O acordo será realizado entre o organizador local e o provedor a modo de patrocínio. O provedor receberá as contraprestações de um patrocinador da categoria correspondente. (Consultar documento de patrocínios)
Organização e financiamento do Coquetel de Boas-vindas
(Ver detalhe em 3.6 - Eventos sociais)
Participação ativa na convocatória do evento, focada principalmente na comunidade local
O organizador local deverá trabalhar duro na convocatória e na divulgação do evento, usando seus próprios canais de transmissão e levando as informações para a comunidade local em coordenação com a equipe de comunicação do LACNIC.
Compromisso de envolver referentes chaves de diferentes âmbitos da comunidade local para comprometer sua presença no evento
(por ex. ministro das telecomunicações, representantes governamentais e/ou de outros âmbitos relacionados à temática do evento).
Será valorizado positivamente o nível de participação da organização anfitriã na vida institucional do LACNIC.

6. Patrocínios e matrículas

O gerenciamento dos patrocínios será realizado tanto pelo LACNIC quanto pelo organizador local. Para isso serão assumidas as condições estabelecidas no documento de patrocínios fornecido pelo LACNIC.

As contribuições de empresas e organizações gerenciadas pelo organizador local serão administradas pelo próprio organizador, a efeitos de contribuir para o financiamento da sua contribuição no evento.

As contribuições de empresas e organizações internacionais, bem como a cobrança das matrículas dos participantes serão gerenciadas e administradas pelo LACNIC.

No caso de patrocínios de organizações internacionais com filiais no país sede do evento ou com as que o organizador local tiver relações empresariais ou institucionais relevantes, terão preferência a fim de obter as melhores condições de negociação para o evento.

O valor da matrícula ou inscrição para participar do evento será de 300 dólares americanos, podendo ser alterada se o LACNIC considerar necessário, segundo a locação do evento e a situação particular do país.

As organizações associadas ao LACNIC poderão indicar 2 participantes que terão direito à isenção da matrícula. O LACNIC será o responsável por assumir as isenções de matrículas dos palestrantes, dos bolsistas e dos convidados.

Outras isenções da matrícula que o organizador quiser realizar, deverão ser informadas e acordadas com o LACNIC, para seu registro e controle.

7. Coordenação Geral e Técnica do evento

Uma vez confirmada a organização anfitriã do evento, o LACNIC e o organizador local irão designar representantes para realizar a Coordenação Geral e Coordenação Técnica do evento.

Acerca dos coordenadores gerais.

Terão a responsabilidade de interagir a fim de garantir o sucesso do evento. Deverão possuir experiência e capacidade técnica para levar adiante a gestão global do evento.

Acerca dos coordenadores técnicos (engenharia).

As pessoas designadas pelas partes serão responsáveis pelo cumprimento dos padrões técnicos referidos à conectividade (Internet) em todos os âmbitos do evento (salão principal, salas de tutoriais, secretaria, diretoria, áreas comuns), bem como dos serviços de áudio e vídeo para sua transmissão via streaming.

Acerca dos coordenadores de comunicação.

As pessoas designadas pelas partes serão responsáveis por estabelecer uma estratégia de comunicação coordenada para a divulgação e promoção do evento, tanto a nível local quanto global.

8. Formulário de Candidatura

A organização que se candidatar, deverá enviar uma nota manifestando seu interesse em sediar o evento (a: eventos@lacnic.net) e preencher o formulário de candidatura encontrado abaixo.

LACNIC vai levar em conta, para a aceitação e seleção das propostas, os itens detalhados no ponto 5 deste documento, bem como outros fatores que poderão ser de exclusiva reserva do LACNIC.

Preencha o formulário para se candidatar

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